Registrierkasse - Was ist am 31.12. zu tun?

Am Ende des Kalenderjahres ist, unabhängig vom Wirtschaftsjahr, der Jahresbeleg der Registrierkasse auszudrucken, zu prüfen und aufzubewahren.

  1. Ausdrucken
    Informieren Sie sich bei Ihrem Kassenhändler, oh Ihre Registrierkasse über eine eigene Funktion „Jahresbeleg“ verfügt oder ob der Monatsbeleg für Dezember gleichzeitig der Jahresbeleg ist. Der Jahresbeleg muss nicht zwingend am 31.12. erzeugt werden, sondern kann auch früher erstellt werden (zB.: Saisonbetrieb). Vor Beginn der Geschäftstätigkeit im neuen Jahr muss der Jahresbeleg jedenfalls vorhanden sein.

  2. Prüfen – Smartphone notwendig
    Der Jahresbeleg ist wie auch der Startbeleg mit der kostenlosen App „BMF Belegcheck“, zu überprüfen. Dies können Sie entweder selbst machen oder uns einfach eine Kopie des Startbelegs zusenden. Falls Sie sich dafür entscheiden, den Beleg selbst zu prüfen, haben wir im Anhang für Sie eine Dokumentation mit dem Titel „Jahresbeleg prüfen“.

  3. Aufbewahren
    Der Jahresbeleg ist gemäß § 132 BAO mindestens 7 Jahre aufzubewahren.

 Im Fall einer Betriebsprüfung empfehlen wir die gleiche Vorgehensweise.

 

Laufender Betrieb der Registrierkasse:


 Quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls

Zusätzlich ist das vollständige Datenerfassungsprotokoll zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium (USB-Stick, externe Festplatte, gesicherter externer Server, etc.) unveränderbar zu sichern. Diese Sicherung ist ebenfalls 7 Jahre aufzubewahren. Es ist empfehlenswert das Datenerfassungsprotokoll im Anschluss an die Erstellung des Monatsbeleges in den Monaten März, Juni, September, Dezember zu sichern.

 

Ausfall einer Registrierkasse

Bei Ausfall der Registrierkasse bzw. Verlust der Signaturkarte sind die Geschäftsvorfälle auf einer anderen Registrierkasse zu erfassen. Sollten Sie keine weitere Registrierkasse haben, so sind händische Belege (inkl. einer Zweitschrift) zu erstellen. Nach der Fehlerbehebung sind die Zweitschriften in der Registrierkasse nach zu erfassen und zumindest 7 Jahre aufzubewahren.

Ist nur die Signaturkarte ausgefallen (die Registrierkasse funktioniert dagegen problemlos), so kann die Registrierkasse ohne Signaturkarte bis zum Ersatz der Signaturkarte weiter betrieben werden. Auf den Belegen muss jedoch der Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angebracht werden.

Dauert der Ausfall der Signaturkarte länger als 48 Stunden, müssen Beginn und Ende des Ausfalls oder die gänzliche Außerbetriebnahme binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden.

Falls Sie noch weitere Fragen haben, melden Sie sich bei uns. Wir beraten Sie gerne!

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