Registrierkassen: Nachweise für Kontrolle durch Finanzpolizei langfristig aufbewahren
Alle Kassensyteme sollten per 1.April 2017 einen Manipulationsschutz implementiert haben und bei FinanzOnline angemeldet sein. Bei vorsätzlicher Nichtbeachtung dieser gesetzlichen Pflicht droht eine Strafe von bis zu 5.000 €, es sei denn, das Unternehmen kann nachweisen, dass es die Beschaffung und/oder Umrüstung der Registrierkassen bei einem Kassenhersteller oder einem Kassenhändler bis Mitte März 2017 bereits beauftragt hat, sodass die Säumnis nicht seine Schuld ist.
Der Nachweis muss nicht unbedingt jetzt im Rahmen einer Kontrolle der Finanzpolizei erbracht werden, sondern kann unter Umständen erst in einigen Jahren, etwa bei der nächsten Betriebsprüfung, verlangt werden. Denn bei der Kontrolle des Datenerfassungsprogramms wird ersichtlich sein, dass der 1.April 2017 nicht eingehalten wurde. Aus diesem Grund ist eine genaue Dokumentation empfehlenswert und könnte folgende Punkte beinhalten:
- Auftragsbestätigung für die Umstellung der Kasse,
- Auftragsbestätigung für die Anschaffung der dafür notwendigen Zertifikate,
- Rückmeldung des Kassenlieferanten, wie der Zeitplan für die Umstellung aussieht,
- Begründung warum eine Umstellung noch im März 2017 nicht möglich war,
- Nachweis über die Einhaltung der Registrierkassenpflicht an sich, insbesondere etwa Einhaltung der Kassenrichtlinie 2012,
- Dokumentation der erfolgten Umstellung und Erklärung des zeitlichen Abstands zwischen Umstellungszeitpunkt und 1. April.
Idealerweise sollte dabei eine gemeinsame Niederschrift mit dem Kassenhersteller angefertigt werden.