Häufige Fragen zur Registrierkasse - FAQ
Nach Ablauf der Frist zur Installation der Sicherheitseinrichtung und Registrierung der Kassensysteme beim Finanzamt per 01.04.2017 bleibt abzuwarten, wie viele Unternehmen fristgerecht diese Umstellung geschafft haben. Die Überprüfung von Unternehmen durch die Finanzpolizei, die diese Umstellung nicht fristgerecht erledigt haben und darüber hinaus auch Abgabenrückstände ausweisen, sind bereits eingeleitet.
FAQ Technik Häufige Fragen zur Registrierkasse WKO
Ich habe gehört ich muss dann nur mehr vierteljährlich sichern?
Nein, das stimmt natürlich nicht. Es muss zusätzlich zur normalen Sicherung, die ein Unternehmer wohl zumindest täglich erstellen sollte, vierteljährlich zusätzlich das Datenerfassungsprotokoll in einer bestimmten Form auf einen externen Datenträger gespeichert werden. Dies wird eine Funktion der Registrierkasse sein (wahrscheinlich im Rahmen des Monatsabschlusses).
Wie funktioniert eine Kontrolle der Finanz im Jahr 2016, wie muss das DEP zur Verfügung gestellt werden.
Die Kasse muss auch bereits jetzt (auf Grund der Kassenrichtlinie) eine Exportfunktion zur Verfügung stellen. Diese muss ausgeführt werden und das Ergebnis muss auf einen Datenträger, der dann übergeben wird, gespeichert werden. Das Format des Exportfiles ist dabei nicht genormt, weswegen der Prüfer meist nur mit hohem Aufwand detaillierte Prüfungen durchführen kann.
Wie funktioniert eine Kontrolle der Finanz dann ab 1.4.2017?
Bei einer Kassennachschau wird der Prüfer wohl verlangen, einen sogenannten Nullbeleg auszudrucken und das Datenerfassungsprotokoll zu exportieren. Ersteres ist ein einfacher Testbeleg (eben mit einem Artikel der 0 Euro kostet) und zweiteres ein Protokoll, das die Kasse mitführt und das alle Belege beinhaltet. Dieses Datenerfassungsprotokoll muss in einem speziellen Format exportiert werden, wodurch es der Prüfer dann einfach auf seinem Kontrollrechner importieren kann. Damit kann innerhalb weniger Minuten überprüft werden, ob alle Signaturen korrekt sind und es ist auch „auf Knopfdruck“ möglich, etwaige mittels „Mystery Shopping“ erhaltene Belege darauf zu untersuchen, ob sie immer noch im Kassenspeicher sind.
Wie weiß ich, dass die Kasse dann der RKSV entspricht?
Nach erfolgter Anmeldung der Kasse bei Finanz Online ist ein Startbeleg zu drucken (das wird eine spezielle Funktion der Registrierkasse sein). Dieser Startbeleg kann mittels einer Handy-App (wird kostenlos vom Finanzministerium zur Verfügung gestellt werden) geprüft werden. Ergibt diese Prüfung ein „OK“ so gilt die gesetzliche Vermutung für die Ordnungsmäßigkeit. Eine Zertifizierung ist nicht nötig, jeder Unternehmer kann so einfach überprüfen, ob seine Kasse entspricht. Falls die Kasse im Internet ist und die Software dies unterstützt, so kann die Kasse diesen Test über ein Webservice auch selbst durchführen (ohne dass die Handy-App benötigt wird).
Was kann ich tun, wenn die Finanz meine RK beanstanden sollte? Ich kenne mich ja nicht aus.
Mit Überprüfung des Startbelegs gilt die gesetzliche Vermutung der Ordnungsmäßigkeit. Sie sollten daher den Startbeleg sowie das Prüfergebnis des Finanzamtes für eine Kontrolle bereit haben. Wenn die Finanz also etwas beanstandet, müssten ganz konkrete Mängel genannt werden. Diese müssten dem Kassenhersteller zur Stellungnahme mitgeteilt werden.
Ist die Kasse online mit dem Finanzministerium verbunden?
Nein, überhaupt nicht, das Ministerium erhält ohne Prüfung überhaupt keine Daten. Nur im Rahmen der Prüfung wird das Datenerfassungsprotokoll kontrolliert, und das passiert vor Ort im Betrieb.